Da un po’ di tempo mi arrivano diversi messaggi da utenti che chiedono di spiegare cos’è la PEC. Innanzitutto PEC è il termine acronimo che sta per Posta Elettronica Certificata, ovvero uno strumento con cui cittadini, imprese e PA si scambiano mail che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Non solo, la PEC può anche essere utilizzata per avere/dare info, documenti e comunicazioni agli uffici pubblici, che saranno assolutamente sicuri dell’identità di chi sta scrivendo.

Detto ciò, devo premetterti che, pur essendo entrata in vigore nel 2013 ed obbligatoria per tutte le imprese, la PEC non è diffusa come dovrebbe (almeno secondo le stime iniziali).

Infatti in pochi hanno davvero capito come funziona questa casella di posta certificata. E in pochi l’hanno effettivamente utilizzata.

Eppure nel 2011 sembrava che questo sistema potesse avere successo: erano più di tre i milioni di italiani, registrati presso il sito dell’INPS, abilitati tramite PIN a ricevere una casella di PEC gratuita. Facile da ottenere, bastava farne richiesta online tramite la funzione apposita della sezione “Servizi al Cittadino” dell’Inps, e andare successivamente in una qualunque sede Inps per attivarla.

inps posta elettronica certificata

Quello che ho notato è che inoltre davvero una piccola percentuale ha capito realmente come funziona, se per aprire un indirizzo mail certificato bisogna pagare oppure se esiste la PEC gratuita. E, ancora, se i client di posta “classici” come Outlook la supportano. Se hai questi dubbi sei nel posto giusto: nelle prossime righe cercherò di mettere ordine e di fare un quadro esaustivo dell’argomento. Sei pronto/a? Partiamo!

PEC: a cosa serve e vantaggi

A stabilire l’obbligo di dotarsi di PEC per imprese, aziende, liberi professionisti e PA è stata la legge n.2 del 28 gennaio 2009, che sancisce appunto questo, ma anche privati e associazioni possono averla.

Per cosa può essere utilizzata la PEC?

Lo abbiamo visto in parte nelle righe precedenti, con essa puoi inviare circolari e direttive, ordini, contratti, fatture, convocare consigli, assemblee, giunte o per comunicare con le Pubbliche Amministrazioni.

Come ti dicevo, affinchè il messaggio inviato tramite Pec abbia valore legale, esso deve essere inviato a sua volta ad una casella di Posta Elettronica Certificata.

Si può anche inviarlo ad una casella di posta ordinaria, ma il messaggio recapitato non avrà alcun valore legale.

Come trovare indirizzo Pec?

Basta utilizzare l’indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata, istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico.

indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata

Ecco chi deve dotarsi di PEC:

  • Professionisti: per i professionisti iscritti a un albo ( tra cui giornalisti, geometri, ingegneri, architetti, ecc.) l’obbligo di avere una casella PEC è partito già nel 2009.
  • Ditte individuali: Partite IVA e tutte le ditte individuali devono aver dichiarato il proprio indirizzo di posta certificata al registro imprese dal giugno 2013. Va da sè che l’obbligatorietà della PEC  è attiva anche per le P.IVA e ditte aperte dal luglio 2013 in poi.
  • Società: stesso medesimo discorso fatto per le ditte individuali, dal momento che PMI e grandi imprese hanno l’obbligo di attivare una casella PEC dal novembre 2011 e comunicare al registro imprese il loro indirizzo.
  • Enti pubblici: sono stati i primi a dover adempiere all’obbligo di creare una PEC.

Per i cittadini privati la Pec è obbligatoria se sei un libero professionista, ma comunque i vantaggi di averne una non sono pochi: sicurezza dei dati personali, il valore legale delle proprie corrispondenze nei confronti di imprese ed enti pubblici, il risparmio rispetto alla posta raccomandata, comunicazione semplice, affidabile ed economica.

PEC: come funziona

Client Posta Certfificata

Per utilizzare la PEC non devi acquistare alcun dispositivo in particolare, nè installare software ad hoc: niente di tutto questo, gli indirizzi di posta certificata possono essere utilizzati attraverso tutti i client più diffusi, come appunto Outlook, Thunderbird, Appe Mail.

La differenza principale rispetto agli indirizzi di posta elettronica tradizionali sta nel fatto che ogni mail spedita tramite PEC passa attraverso un sistema di controllo atto a certificare che il messaggio sia autentico.

La mail viene presa in carico dal gestore del mittente: questo verifica la conformità, poi è come se il messaggio venisse imbustato e spedito al gestore del destinatario.

Dopo un’ultima verifica viene infine consegnato.

Si tratta di un’operazione che impiega pochi secondi, e in cui verrà mandata una ricezione di notifiche con accettazione delle mail da parte del gestore e un’altra non appena ci sarà avvenuta consegna da parte del destinatario.

Ti ho voluto spiegare in sintesi come funziona il meccanismo dietro a questa casella certificata, ma per quanto riguarda la sua apertura?

PEC Gratuita Privati

Esiste una PEC gratuita per privati o no? La risposta purtroppo è negativa.

Un tempo esisteva [email protected], un servizio gratuito offerto dal Governo, che però ha chiuso nel 2014 (scarsa diffusione a fronte di elevatissimi costi di gestione).

Anche INPS e ACI ci hanno provato, tuttavia anche i loro servizi gratuiti hanno avuto vita breve.

Tutti questi appena citati però consentivano solo la corrispondenza con uffici della PA e non con altri privati, quindi erano sostanzialmente servizi incompleti.

Ma come funziona attualmente? Oggi purtroppo bisogna pagare per aprire una casella PEC.

In sostanza è necessario rivolgersi ad una delle tante aziende private che per gestire il servizio richiedono un abbonamento annuale.

Ecco quelle a cui più si sono rivolti gli utenti negli ultimi tempi, dai servizi offerti ad hoc ai professionisti (e quindi più costosi) a quelli fatti apposta per i privati (molto più economici).

Register.it e LegalMail: sono sicuramente i servizi più costosi, però entrambi offrono la possibilità di un periodo di prova di sei mesi.

Il primo offre due tipi di piano:

  • il servizio PEC Agile GRATIS per 6 mesi e poi 33,90 euro + IVA l’anno con casella PEC da 2GB, notifiche via SMS e accesso da smartphone e Web
  • PEC Unica 3GB 43 euro + IVA, con una casella da 3 GB.
  • PEC Unica 5GB 68 euro + IVA, con una casella da 5 GB.

Aruba PEC: qui andiamo verso le soluzioni più economiche.

aruba pec it

La società di hosting e mail italiana propone tre tipi di piani:

  • PEC STANDARD: casella di posta da 1 GB che costa 5 euro all’anno + IVA
  • PEC PRO: casella da 2 GB e notifiche via SMS, 25 euro + IVA all’anno
  • PER PREMIUM: casella da 2 GB e 8 GB di archivio e notifiche via SMS, 40 euro + IVA all’anno.

PosteCert di Poste Italiane: è forse il più economico al momento, con un piano per utenti privati a 5,50 euro all’anno + IVA che prevede una casella PEC da 100 MB e 200 invii massimi giornalieri, mentre quello per gli utenti business comprende 5 caselle da 1 GB e 200 invii massimi al giorno.

Libero mail PEC: è un servizio ottimo sia per utenti business che privati, con un costo di 25 euro all’anno + IVA che prevede uno spazio illimitato per i messaggi, aumentabile se in futuro dovesse servire maggior capienza. E’ consentito anche l’accesso da mobile.

KOLST PEC: servizio davvero ottimo quello di questa azienda, e che per servizi e costi fa concorrenza ad Aruba.

KOLST propone:

  • piano base Smart a 5 euro + IVA all’anno, che prevede casella con 1GB di spazio, invii illimitati, accesso tramite Web-Mail e avvisi di ricezione
  • piano Pro a 10 euro + IVA all’anno, con una casella da 5GB con dominio personalizzato
  • piano Super a 20 euro/anno + IVA e include: casella da 5GB con dominio personalizzato e avvisi via SMS.

Dopo averti proposto questa panoramica, voglio anche dirti che sui siti ufficiali di tutte le aziende che ti ho indicato ci sono le istruzioni per configurare la casella PEC via IMAP o POP in tutti i client di posta elettronica più diffusi.

C’è da dire che fino a qualche tempo fa c’erano a disposizione offerte speciali per tutti gli utenti di [email protected], ma purtroppo – come ti dicevo – il servizio è stato cancellato.

Conclusioni

Spero di averti aiutato con questo quadro generale della Pec: ho voluto rispondere principalmente alle domande relative alla sua attivazione e sul suo funzionamento. Attualmente non esiste una soluzione completamente gratuita, però bisogna dire che i servizi a pagamento non costano eccessivamente.