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Come funziona Google Drive. Metti al sicuro i tuoi file in cloud e sincronizzali con i tuoi dispositivi

In molti lo conoscono e in tanti pensano sia il solito modo per salvare dati in servizio Cloud. Invece NO! In questa guida ti illustro le potenzialità di questo utilissimo strumento che ha come obiettivo primario la sicurezza i tuoi files. Come già saprai, internet è pieno di servizi pensati per aiutare gli utenti a semplificare le operazioni di tutti i giorni, a rendere tutto più  veloce e se ne trovano per tutti i gusti ma, credo che Google possa veramente migliorare la tua produttività.

Vediamo subito Come funziona Google Drive. Operazioni un tempo considerate complicate, come condividere un album fotografico con un lontano parente o collaborare in real time alla stesura di un progetto con un collega di lavoro, sono oggi diventate facili e, soprattutto, immediate, grazie alla spinta innovatrice delle società del settore. In questo articolo scopri gdrive, senza dubbio uno degli strumenti più utili tra quelli sviluppati dalla casa di Mountain View, capace di rivoluzionare il modo in cui milioni di utenti in tutto il mondo modificano e condividono i loro file ogni giorno.

Che cos’è Google Drive.

Google Drive, come DropBox, è un servizio di cloud storage, ovvero piattaforme che consentono all’utente di archiviare sui server remoti di un’azienda (in questo caso, Google) una determinata quantità di file (documenti, immagini, video, ecc.) in maniera del tutto sicura e, soprattutto, gratuita consentendo la condivisione file.

Vantaggi.

I vantaggi della tecnologia cloud sono immediatamente evidenti a tutti: archiviare files in cloud, invece che nel tuo hard disk, puoi accedere da qualunque parte del mondo, in qualunque momento e da qualunque dispositivo.

La sicurezza è un altro importante vantaggio, i tuoi file resteranno inalterati nel corso del tempo, perché nessuno può cancellarli accidentalmente e perché i server su cui sono ospitati sono sottoposti a periodiche manutenzioni.

Infine, puoi condividere con chiunque i tuoi files, in qualunque parte del mondo si trovino i tuoi contatti, creando cartelle condivise o semplicemente inviando un link di condivisione che consente di eseguire il download diretto.

GDrive differisce dai servizi convenzionali per almeno due motivi:

  1. non è necessaria alcuna iscrizione aggiuntiva, in quanto Drive è automaticamente disponibile un account google drive per chiunque sia già iscritto a Gmail.
  2. In secondo luogo, Drive non è solo uno spazio di archiviazione (come lo sono, invece, la maggior parte dei servizi concorrenti), ma è anche e soprattutto una piattaforma di creazione, sulla quale si ha la possibilità di creare e modificare diversi tipi di file.

Cosa si può fare con Google Drive? Quali file puoi creare, modificare e condividere.

Dopo avere essere andati alla sezione google drive login, puoi accedere a tutti gli strumenti.

come funziona google drive: documenti

La semplicità con cui si eseguono operazioni di routine, grazie all’interfaccia grafica intuitiva, consente anche ai meno esperti di creare un documento testuale, un foglio di calcolo o una presentazione, ovvero i classici file office con cui hai a che fare ogni giorno.

Il nuovo file viene salvato immediatamente su Google Drive e sarà aggiornato automaticamente ad ogni successiva modifica, in maniera tale che tutto il tuo lavoro sia costantemente al sicuro.

Strumenti per creare documenti tradizionali.

Fin quando è disponibile una connessione ad internet puoi continuare ad usare gli strumenti che mette a disposizione Google Drive per lavorare sui tuoi file.

Qualora invece non hai la possibilità di connetterti alle rete, oppure tu voglia continuare offline, ad esempio quando sei in viaggio e non disponi di una connessione stabile per tutto il tempo, puoi scaricare il file e continuare con un editor convenzionale.

Anche in questo caso bastano due click:

  1. il primo, col tasto destro del mouse, sul file prescelto
  2. il secondo su scarica.

Gdrive predispone automaticamente il file al download e lo converte in un formato compatibile con le principali suite office (ad esempio, .xlsx per un foglio di calcolo). Oltre ai classici, consente anche la creazione di file “made in Google”: i moduli, i disegni e le mappe personalizzate (chiamate Google My Maps).

Strumenti per creare moduli interattivi.

La creazione dei moduli ti consente di realizzare rapidamente (e senza possedere conoscenze specifiche) dei moduli interattivi, documenti molto flessibili che possono essere usati per eseguire sondaggi online oppure come form di iscrizione ad un evento. Sono diventati strumenti così popolari che, in vista della elaborazione della propria tesi di laurea, molti studenti li usano per effettuare sondaggi o ricerche di mercato direttamente sui social network.

I disegni, invece, permettono non solo di usare in maniera creativa la propria immaginazione, ma sono un potente strumento in ambito business per la possibilità di creare grafici e tabelle chiari e accattivanti. Tuttavia, la killer feature risiede nella possibilità di creare ed editare mappe personalizzate.

Questi documenti coniugano la potenza delle Google Maps con la possibilità di prendere nota direttamente sulla mappa dei luoghi di interesse, bar, ristoranti, bancomat, hotel presenti in una determinata area.

Puoi creare una mappa condivisa con i tuoi amici: ognuno può aggiungere alla mappa un nuovo itinerario, il prossimo bar da visitare, il nuovo ristorante giapponese da provare e così via.

Ovviamente, questa funzione è di indubbio interesse per chi viaggia molto (per lavoro o per svago), ma è talmente flessibile da poter essere utilizzata in numerose altre situazioni.

Strumenti MAGICI per una potente ricerca.

La potenza del miglior motore di ricerca è a tua disposizione per i tuoi files. Quando disponi di grandi quantità di documenti testuali, video o immagini, diventa un po’ difficile trovare velocemente ciò che stai cercando ma, non con Drive.

Il campo ricerca è ben visibile e lo puoi utilizzare per cercare qualsiasi cosa sia contenuta nei tuoi files e non solo nel nome!

Hai capito bene, proprio qualsiasi, come il protagonista di una delle tue foto che nel suo nome non contiene l’oggetto.

Per ovviare il gioco di parole ti faccio un’esempio: immagina di cercare una foto di una piramide che hai scattato in Egitto, salvata nel tuo account con il nome 20150103_162822.jpg.

Per trovarla non devi fare altro che scrivere “piramide”.

Ne rimango stupito ogni volta!

E non è tutto: questo motore di ricerca può individuare parole o frasi in documenti elaborati con lo scanner e più semplicemente parole all’interno dei tuoi documenti testuali.

Strumenti di scansione OCR.

Ti è mai capitato di cercare una buona app per fotografare una fattura o un documento importante e poterla salvare poi in file PDF?

Ora puoi rilassarti perché lo puoi fare direttamente con Drive. Accedi dall’app Drive dal tuo smartphone fai un tap sul pulsante azzurro con la +, tap su “Esegui scansione”.

Google Drive Scansione PDF

I tuoi files anche off-line!

Non puoi connetterti ad internet e utilizzare tutti gli strumenti di GDrive? Nessun problema, puoi rendere disponibili i documenti che preferisci per il lavoro off-line. Hai tutto sempre a portata di mano.

Altra cosa molto interessante è il fatto di poter attivare le versioni per i documenti che si rivela utilissima qualora diverse persone abbiano accesso allo stesso documento.

Con quest’ultima opzione attiva potrai vedere le modifiche eseguite dagli utenti.

Google Drive Off Line e Versioni

Quanto spazio offre?

Come ho già scritto sopra, è importante sapere che questo servizio è gratuito e ti mette a disposizione 15 Gb per archiviare i tuoi files, per gestire la tua mail su Gmail e per salvare le tue foto, anche automaticamente grazie a Google Foto.

L’offerta è a mio parere molto buona e, anche se lo spazio non basta mai (almeno a me), regge il confronto con altri servizi dello stesso tipo come Dropbox che di default offrono 2 Gb.

Controlla lo spazio occupato.

15 Gb di spazio per l’archiviazione sono davvero appetibili ma, ricorda che includono diversi dei servizi offerti da Google.

Se hai scaricato l’app google drive download per salvare le tue foto e sai come funziona google foto, sai anche che le stesse possono avere una dimensione, in termini di peso, diversa in relazione alla qualità con cui hai deciso di salvarle.

In breve tempo potresti ritrovarti a riempire tutto lo spazio che ti è stato concesso gratuitamente ed è per questo che ti consiglio di controllare, di tanto in tanto, quanto stanno occupando i tuoi files dall’apposita pagina spazio di archiviazione.

Libera lo spazio.

Prima di iniziare ti consiglio di procedere dal tuo account per capire quali sono i files che occupano più spazio.

Utilizza questo link per Visualizzare Files che Occupano più Spazio.

In questo modo si aprirà il tuo account Drive e vedrai subito ordinati i tuoi files per dimensione, dal più grande al più piccolo.

Elimina quelli che, a tuo avviso, non vale più la pena conservare.

Puoi controllare anche Gmail e decidere di eliminare i messaggi più grandi, quelli che contengono allegati e che forse non è più necessario mantenere.

Per fare ciò, entra nel tuo account Gmail e nella barra di ricerca in alto digita “has:attachment” e premi invio.

Gmail visualizzerà tutti i messaggi con allegati che potrai decidere di eliminare.

In entrambe i casi, ricordati anche di eliminare definitivamente i files dal cestino.

L’ultima operazione che ti consiglio di fare per mantenere libero lo spazio riguarda l’app Google Foto.

Se l’hai installata sul tuo smartphone scegli il salvataggio delle foto in alta qualità e non “originale”. Se no l’hai già fatto, scopri come funziona Google Foto.

Come descrive Google infatti, l’opzione alta qualità consente di risparmiare spazio e mantenere una qualità eccellente di 16 Mp.

Puoi approfondire l’argomento alla pagina https://support.google.com/photos/answer/6220791?hl=it per la scelta delle dimensioni dello spazio di archiviazione.

Infine, se hai esaurito lo spazio a disposizione e vuoi mantenere tutti i tuoi files, puoi sempre eseguire l’upgrade del tuo piano ad un costo attuale di:

  • 100 GB a 1,99 $/mese
  • 1 TB a 9,99 $/mese
  • 10 TB 99,99 $/mese
  • 20 TB 199,99 $/mese
  • 30 TB 299,99 $/mese

Se possiedi un Chromebook o lo vuoi comprare, hai subito 100 GB di spazio gratuito per 2 anni!

Conclusione

Google Drive ha veramente tanti vantaggi che ho voluto descrivere in questa guida.

Spero tu abbia appreso come funziona Google Drive soprattutto per aiutarti a confrontare altri servizi dello stesso tipo e scegliere consapevolmente quello giusto per te.

Personalmente l’ho preferito proprio per tutti i benefici che ho elencato sopra e che riassumo velocemente:

  • è gratis
  • puoi accedere in ogni momento e in ogni luogo
  • puoi caricare, scaricare e condividere i tuoi files
  • puoi utilizzarlo da PC, Smartphone, Table e da diversi sistemi operativi
  • si integra con altri servizi come Gmail e Google Foto
  • ti permette di collaborare
  • sincronizza tutti i tuoi documenti

Appunti

Se disponi di un dispositivo Apple potrebbero invece interessarti le guide riguardanti le caratteristiche di iCloud e capire meglio come funziona la sincronizzazione file per i dispositivi apple. Fammi sapere cosa pensi, quali sono state le tue esperienze con questo o altri servizi. Pensi sia il migliore? Pensi valga la pena sceglierne un altro? .. E che vantaggi o svantaggi hai trovato? Lascia la tua opinione in un commento!

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