Fatturazione elettronica come funziona

Fatturazione elettronica: come funziona

Abbiamo parlato di fatturazione elettronica per alcuni anni, ma sappiamo esattamente a cosa si riferisce il termine e in che modo l’utilizzo delle fatture elettroniche è vantaggioso per l’azienda? Come funziona la fatturazione elettronica? A queste domande e ad alcuni altri quesiti cercheremo di rispondere nell’articolo di oggi. Se sei già un professionista o se ti stai affacciando per la prima volta all’argomento fatturazione, sono certo che ti sarà molto utile leggere questo articolo.

Cos’è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica è, prima di tutto, una fattura. Cioè, ha gli stessi effetti legali di una fattura cartacea. Ricordiamo che una fattura è una prova della consegna di beni o della fornitura di servizi. È importante notare che l’emissione di una fattura elettronica è condizionata dal consenso del destinatario. La fattura elettronica, quindi, è un’alternativa legale alla tradizionale fattura cartacea.

I termini “fattura elettronica” e “fattura digitale” sono spesso usati per esprimere lo stesso, sebbene siano due concetti completamente diversi. Una fattura digitale non è altro che una versione digitalizzata di una fattura cartacea, ad esempio un documento PDF, deve essere generata nel reparto amministrativo dell’azienda, nel vecchio modo. Nel caso di soluzioni di scansione, è possibile utilizzare la versione digitale della fattura per generare una registrazione automatica nel sistema di fatturazione e non inserire manualmente i dati.

Anche se ci sono opinioni diverse su quando utilizzare il termine “fattura digitale” e quando si parla in verità di una “fattura elettronica”, l’obiettivo di questo articolo non è “combattere” la differenza di utilizzo tra i due, ma chiarire che c’è una differenza ed essere in grado di vedere queste differenze.

Una fattura elettronica è un documento in formato XML, ad esempio, che il sistema di fatturazione elettronica è in grado di rilevare e “leggere” automaticamente. Questa versione della fattura è spesso accompagnata da una versione “leggibile” della fattura, in formato PDF, poiché il linguaggio XML non può essere elaborato così facilmente a prima vista.

Alcuni vantaggi della fatturazione elettronica

Esistono due tipi di vantaggi della fatturazione elettronica:

  1. vantaggi per chi invia la fattura, da un lato
  2. benefici per chi lo riceve, dall’altro.

Per il destinatario, la fatturazione elettronica significa che viene eliminato l’intero processo relativo alla generazione e all’emissione di una fattura cartacea o di una fattura digitale. Una proposta di ordine di acquisto può essere automaticamente inviata a colui che generalmente approva i budget. Senza ulteriori problemi, il conto fatturato non può più essere perso lungo il percorso e il destinatario riceverà sicuramente la fattura corrispondente. L’automazione della fatturazione aiuta, in questo modo, a risparmiare tempo e costi.

Sfortunatamente, ci sono ancora poche aziende che hanno implementato software di contabilità e finanziari con moduli per la fatturazione elettronica. Lavorare con dei fornitori che ti inviano una fattura elettronica e con altri che invece non lo fanno, non può che essere visto come uno svantaggio, ma idealmente in futuro tutte le società, in particolare i servizi professionali, devono implementare soluzioni di fatturazione elettronica.

La fatturazione elettronica ha anche dei vantaggi per la società emittente della fattura, dal momento che dire a un potenziale cliente che lo fatturerete elettronicamente è un grande vantaggio competitivo, se il cliente è preparato per questo. Le probabilità che la fattura che avete emesso sia andata persa durante la spedizione sono ridotte. Con un sistema di fatturazione elettronica correttamente implementato e clienti che elaborano rapidamente le fatture elettroniche, i benefici per l’azienda non tarderanno ad arrivare.

Altri vantaggi della fatturazione elettronica

I vantaggi specifici della fattura elettronica sono:

  • abbreviare i cicli di lavorazione, compresa la raccolta
  • ridurre gli errori umani
  • eliminare i costi di stampa e spedizione
  • facilitare un accesso più rapido, più agile e più facile alle fatture archiviate
  • ridurre drasticamente lo spazio necessario per lo stoccaggio
  • migliorare il servizio clienti
  • eliminare il consumo di carta e il suo trasporto, con il conseguente effetto positivo sull’ambiente
  • facilitare la lotta contro la frode
  • riassumere la fattura nei sistemi informatici aziendali, migliorando drasticamente la sua gestione e questa è la cosa più importante per contribuire alla modernizzazione dell’economia e allo sviluppo della società dell’informazione.

I vantaggi economici derivanti dall’automazione del processo di fatturazione superano i risparmi nella stampa e nella spedizione. Pertanto, il massimo beneficio potenziale si ottiene attraverso l’uso di fatture elettroniche con un formato strutturato, sebbene esistano scenari in cui tali benefici non si concretizzano, come nel caso delle fatture per singoli individui.

Questi benefici, tuttavia, non possono concretizzarsi se non vengono superate le principali sfide quali:

  • la sua adozione da parte delle piccole e medie imprese (PMI), che costituisce il segmento più importante del tessuto imprenditoriale europeo;
  • la sua accettazione da parte dei cittadini
  • la sua implementazione nelle pubbliche amministrazioni
  • l’interoperabilità dei sistemi di fatturazione elettronica che ne consentono l’uso nell’interrelazione commerciale sia all’interno che al di fuori dei nostri confini.

Il futuro della fatturazione elettronica

Si prevede che il volume delle fatture elettroniche crescerà significativamente nei prossimi anni, poiché sempre più aziende si uniranno al processo di digitalizzazione dei loro processi aziendali. La creazione di standard in tutto il mondo per facilitare gli affari internazionali è un fattore decisivo che da il suo contributo allo sviluppo di tecnologie avanzate per le aziende, come la fatturazione elettronica. Anche se al momento non possiamo parlare di standard globali, poiché ci sono ancora molte differenze tra i paesi quando si tratta di affari, si prevede che nel prossimo futuro ciò accada e ne parleremo come qualcosa di normale.

Normative legali

Le fatture, in generale, e le fatture elettroniche, in particolare,hanno regole che devono rispettare, sia su supporto cartaceo che elettronico. Tutte le fatture, sia elettroniche che cartacee, devono garantire:

  • La leggibilità della fattura
  • L’autenticità dell’origine della fattura (vale a dire, garantisce l’identità del debitore al suo rilascio e l’emittente della fattura, che può essere la stessa persona)
  • L’integrità del contenuto della fattura (cioè, assicurando che il suo contenuto non sia stato modificato)

Nel caso di fattura elettronica la leggibilità è facilitata dal programma per computer che lo crea o lo riceve. Autenticità e integrità possono essere garantite in diversi modi:

  • Tramite firma elettronica avanzata basata su un certificato riconosciuto
  • Attraverso lo scambio elettronico di dati EDI
  • Attraverso altri mezzi, le parti interessate hanno comunicato all’Agenzia statale dell’Amministrazione fiscale prima del suo utilizzo e sono state convalidate da essa
  • Attraverso i consueti controlli di gestione dell’attività commerciale o professionale del contribuente, purché consentano la creazione di un controllo affidabile che stabilisca la connessione necessaria tra la fattura e la consegna dei beni o servizi che essa documenta.

Tipi di fatture elettroniche

È conveniente distinguere due tipi fondamentali di fattura elettronica: la fattura elettronica con un formato strutturato e la fattura elettronica con un formato non strutturato. Entrambi sono documenti elettronici che possono essere trasmessi attraverso reti di comunicazione elettronica, come Internet. La differenza è che il formato strutturato facilita la sua elaborazione automatizzata mentre il non strutturato non lo facilita.

Le fatture in formato strutturato contengono dati e possono essere generate automaticamente dai sistemi informatici di fatturazione dell’emittente e devono essere elaborate in modo ugualmente automatico dai sistemi di pagamento e di contabilità del destinatario. Esempi di formati strutturati sono quelli che usano il linguaggio XML (come UBL o Facturae), EDIFACT, ecc.

Le fatture in formato non strutturato consistono essenzialmente in un’immagine, il che implica che la loro elaborazione per poter essere introdotta nei sistemi informatici del ricevitore richiede un intervento manuale o un processo a volte anche costoso che di solito non è completamente automatizzato, come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Tra questi ci sono le fatture cartacee scansionate e i file PDF.

Come funziona la fattura elettronica

L’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche dovrà essere eseguito utilizzando il formato .xml e il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate già utilizzato per la trasmissione delle fatture alle PA, obbligo introdotto a partire dal 2014 e tutt’ora in vigore. Per l’emissione delle fatture elettroniche tra soggetti privati bisognerà far riferimento alle specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate con il provvedimento del 30 aprile 2018, attraverso cui sono state fornite semplificazioni nel processo di recapito delle fatture e l’eliminazione delle notifiche relative al rifiuto o accettazione.

L’Agenzia delle Entrate ha fornito ai contribuenti titolari di partita IVA un’applicazione e un software dedicato da installare sul PC. Le fatture elettroniche dovranno essere trasmesse al SdI dell’Agenzia delle Entrate da chi la emette, anche tramite un intermediario abilitato. Le modalità di trasmissione della fattura elettronica sono:

  • posta elettronica certificata, “PEC”
  • servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate
  • cooperazione applicativa, su Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
  • sistema di trasmissione dati basato su protocollo FTP.

In conclusione quindi, con questo articolo hai ora a disposizione una panoramica sulle principali caratteristiche relative alla fatturazione elettronica ed a come ci si può adeguare per affrontare questo prossimo cambiamento. Come stabilito nell’ultima riforma fiscale, i contribuenti sono tenuti a dichiarare e pagare l’IVA e coloro che sono responsabili per l’imposta sui consumi devono fatturare elettronicamente a partire dal 1 ° gennaio 2019.

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